In een blog geschreven in november van het afgelopen jaar deed verslag ik over de voorbereidingen en start van het VIM-project dat binnen Zorggroep Almere uitgerold ging worden. Inmiddels zijn we ruim 8 maanden verder en zijn we in een andere fase beland.

Na de try-out van de teamavond die we als voorbereidingsgroep hadden opgezet, zijn we met ijzeren discipline in de afgelopen maanden de stad doorgetrokken van gezondheidscentrum naar gezondheidscentrum. In totaal zijn er nu  zo’n 20 bezocht. Terugkijkend op deze periode valt met name op dat de meeste medewerkers het belang van VIM inzien en absoluut openstaan voor het melden van incidenten. De aarzeling zit vaak meer in het vinden van de juiste manier om met elkaar incidenten vrijelijk te bespreken. Natuurlijk waren er verschillen, maar in het algemeen was er weinig voor nodig om de medewerkers snel en geanimeerd met elkaar aan het praten te krijgen. De verwachting dat we weerstand zouden ontmoeten bleek maar in een enkel geval uit te komen. Weerstand die vooral gebaseerd leek te zijn op onvoldoende kennis van de procedure en wantrouwen richting de organisatie. Maar ook in die specifieke gevallen bleek achteraf de essentie en het belang van VIM wel degelijk te zijn geland.

Leren van elkaar
Belangrijk onderdeel van elke bijeenkomst was de onderlinge uitwisseling van ervaringen. Elke discipline binnen de centra heeft zijn eigen ervaring met gestructureerde kwaliteitszorg en heeft daar een eigen invulling aangegeven, vaak specifiek bepaald door de bloedgroep waartoe men behoort. Soms is die ervaring langdurig maar soms nog maar van recente datum. Ook de aard en werkzaamheden van disciplines bepaalt of en in welke mate er ervaring was met  incidentmelden. Maatschappelijk Werk en Apotheek bleken vaak de uitersten van de schaal te markeren. Door de groepen zo divers mogelijk van samenstelling te laten zijn, was het leereffect van elkaar groot. Hoog was ook het gehalte praktisch en oplossingsgericht denken.

VIM-manifest
Dat inspireerde ons tot het opstellen van een manifest per gezondheidscentrum. Opgesteld op basis van de eigen intenties en accenten zoals uitgesproken tijdens de bijeenkomst en geënt op de eigen cultuur en mores van het betreffende gezondheidscentrum. Onderstaande compilatie geeft een aardige indruk van wat er zoal boven kwam drijven. Elk centrum krijgt zijn eigen manifest in gedrukte vorm toegestuurd en dit manifest is het uitgangspunt voor elk team om het komend jaar VIM te integreren in de dagelijkse praktijk.

Air(s)miles
Een nieuwe fase is ingetreden nu we sinds kort beschikken over een eenduidig digitaal meldsysteem in de vorm van de Smile-software. Dit is een spannende fase!. Er is veel werk gestoken in het aanpassen en vullen van de software, zodanig dat het optimaal aansluit bij onze organisatie. Maar zal de digitale meldstructuur dusdanig laagdrempelig zijn dat het geen barrière vormt voor het melden? Het is nog te vroeg om daar iets zinnigs over te kunnen zeggen, maar de eerste tientallen meldingen zijn binnen!.
Maar meer nog dan de software zijn de medewerkers aan zet. Zorgdragen voor een structurele terugkoppeling van VIM-meldingen is essentieel voor de voortgang. Met elkaar garanderen dat VIM als vast agendapunt op overleggen staat. Voor het elkaar blijven stimuleren om te melden werden soms speelse oplossingen bedacht variërend van een meldmeter met op gezette tijd taart tot het uitdelen van air(s)miles.

Almeerse gezondheidscentra hebben VIM op de kaart gezet. De intenties zijn uitgesproken, de manifesten kunnen opgehangen worden in de teamruimtes. En een nieuwe uitdaging dient zich al weer aan: hoe laten we VIM inslijten in onze dagelijkse routines?